La conformité RGPD : quelles options pour les PME ?

Comprendre les principes clés du RGPD

Pour une PME, il est essentiel de comprendre les grands principes du RGPD. Celui-ci repose sur plusieurs notions de base :

1. Licéité, loyauté et transparence : les données doivent être collectées et traitées de manière transparente vis-à-vis des personnes concernées, avec une finalité précise et légale.
2. Minimisation des données : seules les données strictement nécessaires doivent être collectées.
3. Exactitude : les données doivent être exactes et mises à jour si nécessaire.
4. Limitation de la conservation : les données ne doivent pas être conservées indéfiniment et doivent être supprimées ou anonymisées une fois leur traitement terminé.
5. Intégrité et confidentialité : les entreprises doivent garantir la sécurité des données, en les protégeant des accès non autorisés, des pertes ou des destructions.

Ces principes, bien que simples, nécessitent des actions concrètes pour être mis en œuvre, même au sein d’une PME.

Désigner un référent RGPD ou un e-DPO

Bien que les PME ne soient pas systématiquement obligées de désigner un délégué à la protection des données (DPO), il est recommandé d’avoir un référent RGPD au sein de l’entreprise. Ce rôle peut être tenu par un salarié, formé à ces enjeux, ou externalisé à travers un e-dpo (délégué à la protection des données externalisé).

L’option de l’e-DPO est particulièrement intéressante pour les PME qui ne peuvent pas se permettre de consacrer une ressource interne dédiée à plein temps à la conformité RGPD. Le e-DPO est un expert externe qui prend en charge les missions liées à la protection des données pour le compte de l’entreprise. Cela inclut la gestion des obligations légales, la surveillance des traitements de données, et le rôle d’interlocuteur avec la CNIL. C’est une solution flexible, moins coûteuse qu’un DPO interne, tout en offrant un haut niveau d’expertise.

Le recours à un e-DPO permet aux PME de se concentrer sur leur cœur de métier tout en déléguant la gestion de la conformité RGPD à un professionnel qualifié. Ce service peut être adapté en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise, ce qui permet d’éviter les coûts d’embauche d’un DPO à temps plein.

Cartographier les données traitées

Une étape cruciale dans la mise en conformité consiste à réaliser une cartographie des traitements de données. Cela implique de recenser les types de données personnelles collectées (nom, adresse, email, etc.), leur origine, leur finalité, et qui y a accès. Pour les PME, cet exercice est indispensable, car il permet d’avoir une vue d’ensemble des traitements effectués et d’identifier les risques éventuels.

Il existe des outils simplifiés, tels que le registre des activités de traitement, adapté pour les petites entreprises. Celui-ci permet de documenter les différents flux de données au sein de l’entreprise, en toute simplicité.

Sécuriser les données

Les PME doivent prendre des mesures pour garantir la sécurité des données personnelles qu’elles manipulent. Cela comprend des actions techniques (chiffrement, contrôle d’accès, sauvegardes régulières) et organisationnelles (sensibilisation du personnel, gestion des mots de passe, etc.).

Le guide CNIL-Bpifrance insiste sur le fait que ces mesures doivent être adaptées à la taille et aux moyens de l’entreprise. Par exemple, pour une petite structure, il peut être suffisant de s’assurer que les fichiers contenant des données personnelles sont protégés par un mot de passe et que les accès aux systèmes informatiques sont restreints. Il est également conseillé d’informer régulièrement les employés sur les bonnes pratiques en matière de sécurité des données.

Informer les clients et recueillir leur consentement

Un autre aspect essentiel du RGPD est l’information et le consentement des personnes concernées. Une PME doit veiller à informer clairement ses clients, partenaires et employés sur l’utilisation de leurs données personnelles. Cela peut se faire par le biais d’une politique de confidentialité, facilement accessible sur le site internet de l’entreprise, ou au moment de la collecte des données.

Le consentement doit être explicite, libre et informé. Les formulaires en ligne doivent inclure des cases à cocher claires, sans être pré-cochées, pour s’assurer que les utilisateurs consentent volontairement à la collecte de leurs données.

Gérer les droits des personnes

Le RGPD accorde aux individus plusieurs droits sur leurs données : droit d’accès, droit de rectification, droit à l’effacement, etc. Les PME doivent mettre en place des procédures pour répondre à ces demandes dans les délais impartis (généralement un mois).

Il peut être utile de désigner un interlocuteur au sein de l’entreprise, ou de prévoir un formulaire en ligne, pour faciliter la gestion de ces requêtes. Les PME doivent aussi être capables de fournir aux individus une copie des données les concernant, de les rectifier ou de les effacer si nécessaire.

Anticiper les violations de données

Enfin, en cas de violation de données, le RGPD impose de notifier la CNIL dans un délai de 72 heures. Les PME doivent donc avoir un plan de gestion des incidents de sécurité. Cela implique de former les employés à identifier les violations et à les signaler rapidement au référent RGPD ou à la direction.