L’approbation des comptes annuels : le guide pratique

En tant que dirigeant de SARL, SA ou SAS vous êtes soumis à certaines obligations comptables. Ainsi, chaque année vous avez pour obligation d’approuver les comptes de votre entreprise en fin d’exercice et de respecter un process de dépôt desdits comptes. Comment procéder à l’approbation de vos comptes d’entreprise ? Quelle procédure devez-vous suivre pour assurer la pérennité de votre société ? Ce guide est destiné à vous orienter à travers le processus d’approbation des comptes, de la préparation initiale jusqu’au dépôt final au greffe.

Qu’est-ce que l’approbation des comptes annuels ? Définition

L’approbation des comptes annuels est un processus clé pour les entreprises, permettant aux associés ou à l’associé unique de valider la gestion de la société par son dirigeant. Ce rituel annuel examine la performance financière de l’entreprise durant l’exercice comptable écoulé. Il implique l’approbation du bilan, du compte de résultat, et des annexes, établis par le représentant légal de la société.

En plus de confirmer les résultats financiers, cette étape inclut des décisions sur la distribution des bénéfices, la rémunération du dirigeant, et l’approbation de certaines conventions réglementées.

Ce processus est essentiel pour les sociétés commerciales telles que les SARL, SA, et SAS, assurant la transparence et la fiabilité des comptes sociaux.

Quelles entreprises doivent approuver leurs comptes chaque année ?

L’obligation d’approuver les comptes annuels concerne principalement les sociétés commerciales, indépendamment du nombre d’associés. Cela inclut les structures telles que les SARL (Sociétés à Responsabilité Limitée), les SA (Sociétés Anonymes), les SNC (Sociétés en Nom Collectif), les SAS (Sociétés par Actions Simplifiées), les EURL (Entreprises Unipersonnelles à Responsabilité Limitée), et les SASU (Sociétés par Actions Simplifiées Unipersonnelle).

Pour ces entités, la validation des comptes par les associés ou l’actionnaire unique est une étape légale indispensable. Elle permet de s’assurer de la transparence de la gestion et de la solidité financière de la société. Cette approbation fait partie des responsabilités des associés lors de l’assemblée générale annuelle.

Les sociétés civiles, bien qu’exemptées par la loi de cette formalité, sont vivement encouragées à procéder à l’approbation de leurs comptes. Cette pratique favorise la clarté de la gestion et peut servir de preuve de la réalité de l’activité face à des tiers.

Les entreprises individuelles ne sont pas soumises à cette obligation. Cependant, pour des raisons de bonne gestion, il peut être judicieux pour elles de procéder à un examen annuel de leur situation financière.

Les associations exerçant une activité économique se retrouvent également dans l’obligation d’approuver leurs comptes annuels si elles dépassent certains seuils fixés par la réglementation. Cette mesure vise à garantir une transparence financière comparable à celle exigée des sociétés commerciales.

En bref, l’approbation des comptes annuels est donc une démarche qui varie selon le statut juridique de l’entité. Elle est cruciale pour les sociétés commerciales, conseillée pour les sociétés civiles, et spécifique à certaines conditions pour les associations.

A quel moment une entreprise doit approuver ses comptes ?

À la fin de l’exercice comptable (ou exercice social), les comptes annuels doivent être clôturés par la société à une date prévue par les statuts. C’est alors à cette date précise que commence la procédure d’approbation des comptes annuels. En effet, vous disposez de 6 mois après la clôture de l’exercice comptable pour procéder à l’assemblée générale d’approbation des comptes.

Une clôture de l’exercice social implique de finaliser tous les enregistrements comptables pour une année donnée. Concrètement il s’agit pour l’expert-comptable d’établir le bilan (qui résume les actifs et les passifs de l’entreprise), le compte de résultat (qui montre le profit ou la perte sur l’année) et les annexes. L’objectif état d’avoir une vision de toutes les opérations réalisées pendant l’exercice sociale de l’entreprise.

Comment réaliser l’approbation des comptes annuels ?

Après avoir établi les comptes de clôture, les représentant légaux doivent respecter 3 étapes clés pour valider la gestion de la société : rédiger un rapport de gestion, organiser une assemblée générale d’approbation des comptes et déposer les comptes au greffe du tribunal de commerce.

1. Rédiger un rapport de gestion

Le rapport de gestion, définit à l’article L232-1 et L225-100-1 du code de commerce, détaille la performance de l’entreprise, sa situation financière et les évènements significatifs de l’exercice. Ce document est classé dans l’Annexe du bilan. Il est obligatoire pour les SARL et SAS, mais conseillé pour les autres formes d’entreprises en fonction de leur taille.

Vous trouverez notamment dans le rapport de gestion les informations suivantes :

• Une analyse de l’évolution de l’entreprise ;
• Une présentation des indicateurs clés de performance financiers ;
• Une description des principaux risques et incertitudes auxquels la société est exposée ;
• Une information sur les objectifs et la politique de l’entreprise concernant la couverture de chaque catégorie principale de transactions anticipées ;
• Et éventuellement, des références et des explications sur certains montants.

2. Organiser l’assemblée générale d’approbation des comptes :

L’approbation ou la désapprobation des comptes annuels se fait lors d’une assemblée générale ordinaire annuelle des associés. Celle-ci doit se tenir dans les six mois suivant la fin de l’exercice comptable. Les représentants légaux sont tenus de mettre à disposition des associés un certain nombre de documents, à savoir l’inventaire, les comptes annuels, le rapport de gestion, et, dans certains cas, le rapport du commissaire aux comptes. Par principe, vous devez convoquer les associés au moins 15 jours avant la tenue de l’assemblée générale.

Les associés voteront pour approuver, modifier ou rejeter les comptes. La décision se prend à la majorité.

Les décisions ainsi prises sont ensuite retranscrites dans un procès-verbal d’assemblée générale.

Mon entreprise peut-elle être sanctionnée en cas de défaut d’approbation des comptes annuels ?

En cas d’inexécution de l’obligation annuelle d’approbation des comptes, les dirigeants sont susceptibles d’engager leur responsabilité civile vis-à-vis des tiers. En effet, le défaut d’information des associés est susceptible de créer un dommage réparable au sens de l’article 1240 du Code civil.

Par ailleurs, en application de l’article L241-5 du Code de commerce, les gérants qui ne soumettent pas à l’approbation de l’assemblée des associés (ou de l’associé unique), l’inventaire, les comptes annuels et le rapport de gestion établis pour chaque exercice encourent une amende de 9000 euros.

3. Déposer les comptes annuels au greffe du Tribunal de commerce

Selon les dispositions des articles L232-21 et suivants du Code de commerce, après la clôture de chaque exercice social, il est impératif pour toutes les sociétés commerciales de déposer leurs comptes annuels auprès du greffe du tribunal de commerce, afin qu’ils soient annexés au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Ce dépôt doit inclure le bilan, le compte de résultat, les annexes, le rapport de gestion et le procès-verbal de l’assemblée générale. Il doit être effectué dans le mois suivant l’approbation des comptes en assemblée générale.

Pour les entreprises souhaitant préserver la confidentialité de leurs comptes, une déclaration de confidentialité peut être soumise lors du dépôt. Cette option, réservée principalement aux petites entreprises répondant à certains critères, permet de limiter l’accès public à ces informations. À la suite du dépôt, les comptes sont publiés au Bulletin Officiel des Annonces Civiles et Commerciales (BODACC), rendant ainsi l’information financière accessible à tous, sauf si l’entreprise a opté pour la confidentialité.

Il est crucial de respecter scrupuleusement ce délai de dépôt pour éviter les sanctions potentielles et garantir la conformité légale de votre entreprise. La transparence et la régularité dans le dépôt des comptes annuels renforcent non seulement la crédibilité de votre société mais contribuent également à une gestion d’entreprise saine et transparente.

Quel est le tarif appliqué au dépôt des comptes annuels ?

Selon les informations fournies par Infogreffe, le dépôt des comptes annuels coûte environ 45,15 euros (tarif mis à jour au 1^er janvier 2024).

Mon entreprise peut-elle être sanctionnée en cas de non-dépôts des comptes annuels ?

Le dépôt des comptes annuels est une obligation légale pour les sociétés telles que les SARL, SA, et SAS. Le non-respect de cette exigence entraîne des sanctions civiles et pénales.

Du point de vue pénal, la société risque une amende de 1 500 euros, montant qui peut doubler à 3 000 euros en cas de récidive. L’infraction se prescrit un an après la date limite à laquelle les comptes auraient dû être déposés.

Sur le plan civil, le président du tribunal de commerce peut contraindre le dirigeant à déposer les comptes sous un mois, sous peine de pénalités journalières en cas de retard (article L123-5-1 du code de commerce).

De plus, la responsabilité civile du dirigeant peut être engagée vis-à-vis des tiers pour préjudice résultant du non-dépôt des comptes annuels. En cas de préjudice prouvé, des dommages et intérêts seront réclamés.