L’importance du RGPD dans le droit des contrats B2B

Le RGPD, avez-vous déjà entendu parler de ce sigle ? Derrière ces 4 lettres se cache un mastodonte juridique qui impacte votre vie quotidienne et le droit des contrats.

Rappel du périmètre et des objectifs du RGPD

Adopté en 2016 après 4 ans de négociations, ce Règlement Général sur la Protection des Données est entré en vigueur le 25 mai 2018, remplaçant la directive européenne de 1995 devenue obsolète. À l’heure du tout numérique et des scandales sur l’utilisation des données personnelles (Cambridge Analytica, etc.), le RGPD devait combler les lacunes juridiques et technologiques.

Concrètement, le RGPD chamboule la façon dont vos données sont collectées et utilisées au sein de l’UE. Fini le Far West, il impose plus de transparence aux organisations publiques et privées. Le consentement éclairé devient la norme avant toute collecte de vos données sensibles. Vos droits sont renforcés, comme le « droit à l’oubli » ou la portabilité de vos informations.

Au-delà des particuliers, le RGPD impacte aussi les relations d’affaires. Les contrats commerciaux impliquent souvent des échanges de données sur les employés ou clients des sociétés. Le RGPD impose de formaliser ces transferts d’informations, d’en préciser les finalités et les durées de conservation.

Les rôles de chacun doivent être clairement définis sur les données traitées. Des DPO (délégués à la protection des données) doivent être désignés. Bref, le RGPD exige de revoir en profondeur votre approche contractuelle. Un vrai défi mais essentiel pour votre conformité !

Intégration du RGPD dans les contrats commerciaux

L’intégration du RGPD dans vos contrats avec partenaires et fournisseurs passe avant tout par la rédaction de clauses dédiées, précises et complètes. Elles doivent définir les finalités des traitements, les types de données personnelles concernées (clients, employés, etc.), les durées de conservation, les modalités de destruction, etc.

Pensez à inclure les transferts hors UE si nécessaire. Définissez également clairement les rôles de chaque partie : responsable de traitement, sous-traitant, etc. Ces clauses sont indispensables pour répartir les obligations RGPD et serviront de base légale aux traitements de données.

Le RGPD, déjà un critère dans les appels d’offres

La prise en compte du RGPD ne s’arrête pas au contrat ! Intégrez cette dimension dès vos appels d’offres avec les prestataires potentiels. Demandez-leur de présenter leurs modèles de clauses RGPD, leurs certifications, leurs actions de mise en conformité.

Valorisez les prestataires proactifs sur ce sujet, avec un DPO identifié, des chartes RGPD pour leurs employés, etc. Certains intègrent même le RGPD dans leurs politiques de rémunération ! Un gage de maturité.

Des audits réguliers des sous-traitants

Une fois le contrat signé, menez des audits RGPD réguliers de vos sous-traitants pour vérifier le respect des clauses. Demandez des preuves des mesures techniques et organisationnelles mises en place.

Attention, les manquements sont fréquents ! Dans des audits récents, il n’est pas rare de constater que 30% des sous-traitants ne tenaient pas à jour leur registre de traitements, et un fort pourcentage ne pouvait pas prouver les formations RGPD de leurs équipes.
Une situation potentiellement risquée.

Impacts du RGPD sur le cycle de vie du contrat

Le RGPD impacte toute la vie du contrat, dès la collecte des données. Celle-ci doit être limitée aux seules données nécessaires aux finalités prédéfinies. Les durées de conservation doivent être réduites au minimum.

Par exemple, les données clients pour la gestion d’une commande n’ont pas à être conservées au-delà de la fin de la garantie produit. Tout dépassement est risqué.

• Transferts hors UE sous conditions strictes

Les transferts de données hors UE sont encadrés. Ils requièrent des garanties spécifiques de protection et de sécurisation.

Privilégiez des clauses contractuelles types validées par la CNIL. Le Privacy Shield n’est plus reconnu depuis 2020 ! Attention également aux solutions cloud extra-européennes.

• Obligation d’effacer les données en fin de contrat

En fin de contrat, une vigilance particulière est requise. Les données doivent être restituées ou détruites selon les termes convenus. Conservez une preuve de l’effacement.

Attention, la fin d’un contrat ne dispense pas de respecter les durées légales de conservation pour certains documents. Un point à valider avec votre DPO.

Vers une conformité RGPD créatrice de valeur

1. Confiance et transparence avec vos partenaires

Une démarche RGPD robuste renforce la relation de confiance avec vos partenaires. Elle démontre votre engagement à traiter leurs données de manière éthique et sécurisée. Un atout décisif pour fidéliser vos clients.

2. Un avantage compétitif

Sur les appels d’offres, une solide maturité RGPD vous démarquera de nombre de vos concurrents encore frileux sur le sujet. Pour un donneur d’ordre, cela réduit le risque de contracter avec vous.

3. Valorisation en interne

En interne, le RGPD permet de valoriser vos équipes juridiques et conformité. Montrez votre capacité à intégrer cette dimension stratégique dans vos contrats et vos offres commerciales.

Sanctions contractuelles en cas de manquement

Les manquements aux obligations RGPD prévues au contrat peuvent donner lieu à différents types de sanctions.

Vous pouvez inclure des clauses résolutoires qui prévoient la résiliation automatique du contrat en cas de violation des clauses essentielles au respect du RGPD (finalités, sécurité, etc.).

Privilégiez toutefois le dialogue pour résoudre tout différend.

Prévenir les conflits au lieu de les subir

Avant d’engager tout accord, une citation vaut 1000 mots :

“Avant d’établir un accord commun avec une personne tierce, s’assurer de sa solvabilité. Personne physique ou morale, sera-t-elle apte à assumer les obligations imposées dans le contrat ? Pourra-t-elle tenir ses engagements ?”

Avocate en droit des contrats Aurore Bonavia (et RGPD)

Comme le souligne Mme Bonavia, la prévention des conflits doit primer avant même la signature du contrat. Une analyse de votre partenaire potentiel permettra d’évaluer les risques.

Vérifiez sa solidité financière et opérationnelle : a-t-il les ressources pour respecter ses engagements contractuels sur la durée ? Son activité, sa réputation et ses process internes sont-ils compatibles avec les exigences RGPD ?

Une telle démarche de due diligence prend du temps mais est payante : elle réduit les mauvaises surprises et contentieux futurs. Anticiper les problèmes permet aussi de définir des clauses contractuelles préventives adaptées.

Bien connaître son cocontractant, ses forces et ses faiblesses, est la meilleure assurance contre les conflits. Vous pourrez nouer une relation de confiance dans la durée.

Et bien évidemment, créez des contrats solides juridiquement, via un/une spécialiste ayant en tête tous les enjeux et le périmètre juridique à contractualiser. Les paroles s’envolent, les écrits restent.